Politique de confidentialité

Qui est responsable

ScanPay exploite le service et est responsable des données nécessaires à la gestion de votre compte. Un restaurant qui utilise ScanPay est responsable des données de ses clients, de son personnel et de ses ventes ; ScanPay les traite pour son compte et selon ses instructions.

Pour toute question sur cette politique ou vos données, écrivez à [email protected].

Ce que nous collectons

Comptes : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone si vous vous connectez par WhatsApp, votre langue et un mot de passe chiffré. Nous ne voyons jamais votre mot de passe lui-même.

Activité du restaurant : cartes, commandes, additions, paiements, mouvements de caisse, stock et heures travaillées par le personnel. Ce sont les données du restaurant, saisies par son personnel ou ses clients.

Clients : ce que vous commandez à une table, comment vous payez, et votre numéro si vous choisissez de recevoir un code ou un reçu par WhatsApp. Les paiements par carte passent par nos prestataires de paiement ; ScanPay ne conserve jamais de numéro de carte.

Pointage par visage (application de caisse seulement, et seulement si le restaurant l'active) : lorsqu'un salarié enregistre son visage, la tablette transforme quelques images de la caméra en une suite de nombres (un gabarit facial). Seul ce gabarit est envoyé à nos serveurs, rattaché à la fiche du salarié ; aucune photo ni vidéo n'est enregistrée ni envoyée. Chaque tentative de pointage est journalisée avec son heure, la tablette et le score de correspondance, pour qu'un manager puisse la contrôler.

Appareils : un identifiant pour chaque tablette enregistrée comme caisse ou pointeuse, et des rapports de plantage et mesures de performance (modèle, version du système, version de l'application, l'erreur) pour corriger les bugs.

Autorisations de l'appareil

Caméra : utilisée uniquement par la pointeuse, pour lire le visage du salarié devant la tablette. Les images sont traitées sur la tablette puis effacées.

Bluetooth et réseau local : utilisés uniquement pour trouver et piloter les imprimantes de tickets et de cuisine que vous appairez. Sur Android 11 et antérieur, le système exige l'autorisation de localisation pour une recherche Bluetooth ; ScanPay ne lit ni ne conserve jamais votre position.

Pourquoi nous les utilisons

Pour fournir le service auquel vous ou votre restaurant avez souscrit : prendre les commandes, imprimer les tickets, encaisser, tenir la caisse et le stock, et enregistrer les heures de travail.

Pour le sécuriser : vous connecter, distinguer un vrai visage d'une photo, et prévenir la fraude.

Pour qu'il fonctionne : diagnostiquer les plantages et les écrans lents. Nous n'utilisons pas vos données pour de la publicité et nous ne les vendons pas.

Données biométriques et consentement

Un gabarit facial est une donnée biométrique. Il n'est collecté qu'après que le salarié a lu une explication sur la tablette et l'a acceptée, et qu'un manager a confirmé avec son code. Un salarié qui refuse peut pointer autrement, selon ce que le restaurant prévoit.

Un gabarit ne sert qu'à une chose : reconnaître ce salarié aux pointeuses de son propre restaurant. Il est supprimé quand un manager le retire depuis le back-office, quand la fiche du salarié est supprimée, ou sur demande.

Avec qui nous les partageons

Uniquement avec les prestataires qui font tourner une partie du service pour nous, sous contrat qui les limite à cette tâche : hébergement et stockage cloud, prestataires de paiement par carte et portefeuille électronique (Stripe, Xendit), la plateforme WhatsApp Business (Meta) pour les codes de connexion et les reçus, un prestataire d'e-mail, Sentry pour les rapports de plantage, et ML Kit de Google, qui détecte les visages sur la tablette et envoie à Google des statistiques d'usage anonymes.

Nous ne communiquons de données aux autorités que lorsque la loi l'exige.

Combien de temps nous les gardons

Les données de compte sont gardées tant que le compte existe. Les ventes, paiements et mouvements de caisse sont gardés aussi longtemps que l'exigent les obligations fiscales et comptables du restaurant. Les gabarits faciaux sont gardés jusqu'à leur suppression comme décrit plus haut. Les rapports de plantage sont gardés 90 jours.

Sécurité

Tous les échanges entre les applications et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS). L'application de caisse garde sa copie hors ligne dans une base chiffrée et ses clés dans le stockage sécurisé de l'appareil. Dans un restaurant, l'accès est limité par des rôles et, pour les actions sensibles, par un code manager.

Vos droits et la suppression de vos données

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur suppression, ou vous opposer à leur utilisation, en écrivant à [email protected]. Un salarié peut aussi le demander à son manager, qui peut supprimer son gabarit facial ou sa fiche depuis le back-office.

Pour supprimer votre compte ScanPay et les données qui y sont liées, écrivez à [email protected] depuis l'adresse du compte, avec pour objet « Supprimer mon compte ». Nous répondons sous 30 jours. Les pièces que le restaurant doit garder par la loi (comme les tickets émis) sont conservées pendant cette durée, sans votre nom lorsque c'est possible.

Enfants

L'application de caisse ScanPay est destinée au personnel des restaurants et ne s'adresse pas aux enfants.

Modifications

Si cette politique change, la nouvelle version est publiée ici avec une nouvelle date. Un changement important est annoncé dans l'application ou par e-mail.